Elektronisches Urkundenarchiv

Scan-Lösungen für Ihr Notariat • sichere Archivierung von Urkunden


Die Bundesnotarkammer betreibt als Urkundenarchivbehörde das Elektronische Urkundenarchiv. Es besteht aus dem Urkundenverzeichnis, dem Verwahrungsverzeichnis und der elektronischen Urkundensammlung. 

 

Am 1. Januar 2022 ist das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis gestartet. Damit erfolgt die Dokumentation rein elektronisch. Die Einführung des elektronischen Urkundenarchivs sorgt bei den Notariaten für eine zügige Digitalisierung. Es müssen gem. §55 Absatz 2 BeurkG alle notariellen Urkunden digitalisiert und für 100 Jahre elektronisch aufbewahrt werden. „Ab dem 1. Juli 2022 sind alle neu errichteten Urkunden verpflichtend einzuscannen und als elektronische Fassung der Urschrift in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren.“  


Wir beraten Sie hinsichtlich der notwendigen Anforderungen und empfehlen Ihnen das passende Gerät für Ihr Notariat:

Um Ihre vorhandene Hardware auf die Anforderungen des Archivs aufzurüsten, sprechen wir gerne mit Ihnen über die Möglichkeiten zur Nachrüstung. Benötigen Sie einen neuen Dokumentenscanner begleiten wir Sie von der Auswahl bis zur Installation! 


Multifunktionsdrucker mit Scanner für Notare müssen zwingend über die folgenden Eigenschaften verfügen:

  • Dokumenten Verarbeitung bis DIN A3 Format 
  • Farbscan-Funktion
  • Scannen von Dokumenten mit einer mind. Auflösung von 300 dpi
  • Möglichkeit zur Deaktivierung Bild-verändernder Algorithmen
  • Scanprodukt ist ein ISO-normkonformes
    PDF/A-Dokument
  • kein Kompressionsverfahren („Symbol Coding“ kann zuverlässig deaktiviert werden)
  • Betriebshandbuch vorhanden


Günstige & empfohlene Multifunktionsdrucker für Ihr Notariat:                                            (Achtung, es sind für die Erfüllung der Voraussetzungen teilweise Zusatzoptionen erforderlich!)

Olivetti D-Color MF222+ (Bizhub C224e) DIN A3/A4 F
Top Zustand sh. Originalbilder! Frisch gereinigt und geprüft! Zählerstand nur 123.900 s/w Seiten und 18.800 Farbseiten! Unterstützte Druckformate: bis A3+ Druckgeschwindigkeit 22 Seiten / ... (mehr lesen)
1.699,00 €
Konica Minolta Bizhub C258 MFP A3 Farbaserdrucker
  Zählerstand nur 127.700 Farbseiten und s/w nur 44.800 Seiten!   Druckformate: A6 bis A3+ 25 Seiten / Minute >>> A4 Vollfarbe und s/w 2 x 500 Blatt Papierkassetten universal 2.500 Blatt Großrau ... (mehr lesen)
2.199,00 €
Konica Minolta Bizhub C258 DIN A3/A4 Farblaserdruc
  Zählerstand nur 115.400 Farbseiten / 62.900 s/w Seiten!   Unterstützte Druckformate: A6 bis A3+ Druckgeschwindigkeit 25 Seiten / Minute A4 Vollfarbe und s/w 2 x 500 Blatt Papierkassetten univer ... (mehr lesen)
2.199,00 €
Konica Minolta Bizhub C258 Farbkopierer A3+ Farbla
  Zählerstand nur 60.000 Farbseiten • s/w nur 65.400 Seiten Top Zustand! Frisch gereinigt und geprüft.   Unterstützte Druckformate: A6 bis A3+ 2 x 500 Blatt Papierkassette universal (weitere Kassetten aufrüs ... (mehr lesen)
2.199,00 €
Konica Minolta Bizhub C258 Farblaserdrucker A3+ Ne
  Zählerstand nur 32.700 Farbseiten • s/w nur 133.700 Seiten Top Zustand! Frisch gereinigt und geprüft.   Unterstützte Druckformate: A6 bis A3+ 4 x 500 Blatt Papierkassette universal 150 Blatt Stap ... (mehr lesen)
2.299,00 €
Develop Ineo +308 baugleich wie Bizhub C308 DIN A3
  Zählerstand nur 48.300 Farbseiten / 42.900 s/w Seiten! Top Zustand. Frisch gereinigt und geprüft! Mit leichten Gehäusekratzern! Druckgeschwindigkeit 30 Seiten / Minute >>> A4 Vollfarbe und s/w ... (mehr lesen)
2.499,00 €
CANON IR Advance C5535i A3/A4 Farblaserdrucker Kop
TOP Zustand! Frisch gereinigt und geprüft! Nur 95.200 Farbseiten & 40.500 s/w-Seiten! Arbeitsspeicher: 4 GB + 298 GB Festplatte Format bis A3+  35 Seiten / Minute in A4 Vollfarbe und s/w ... (mehr lesen)
2.699,00 €
Develop Ineo +368 (Bizhub C368) MFP Farblaserdruck
  Zählerstand nur 52.700 Farbseiten • s/w nur 112.400 Seiten   Druckformate: A6 bis A3+ 4 x 500 Blatt Papierkassetten universal 150 Blatt Stapeleinzug seitlich 600 x 600 dpi 2374 MB Ar ... (mehr lesen)
2.699,00 €
Konica Minolta Bizhub C458 MFP A3 Farblaserdrucker
  Zählerstand nur 54.500 Farbseiten • s/w nur 296.400 Seiten Top Zustand! Frisch gereinigt und geprüft; mit Gehäusekratzern, sh. Bild!   Druckformate: A6 bis A3+ 2 x 500 Blatt Papierkassette universal ... (mehr lesen)
3.499,00 € 2.999,00 €
Konica Minolta Bizhub C458 MFP A3 Farblaserdrucker
Zählerstand nur 182.300 Farbseiten • s/w nur 38.000 Seiten Technisch Top mit Gehäusekratzern!   Druckformate: A6 bis A3+ 2 x 500 Blatt Papierkassette universal 2500 Blatt A4 Großraummagazin 150 ... (mehr lesen)
3.599,00 €
Konica Minolta Bizhub C458 MFP A3 Farblaserdrucker
 Zählerstand nur 137.400 Farbseiten • s/w nur 35.700 Seiten   Druckformate: A6 bis A3+ 2 x 500 Blatt Papierkassette universal 2500 Blatt A4 Großraummagazin 150 Blatt Stapeleinzug seitlich 600 ... (mehr lesen)
3.999,00 € 3.699,00 €
Konica Minolta Bizhub C250i DIN A3/A4 Farbkopierer
  Neuwertiger Zustand. Vorführgerät! Zählerstand nur 3.300 Farbseiten und 5.400 s/w! Druckgeschwindigkeit 25 Seiten / Minute >>> A4 Vollfarbe und s/w 4 x 500 Blatt Papierkassette un ... (mehr lesen)
3.999,00 €
Konica Minolta Bizhub C300i DIN A3/A4 Farbkopierer
  Topr Zustand. Frisch gereinigt und geprüft! Inkl. neuem Toner Y + M! Zählerstand nur 16.500 Farbseiten / 12.600 Seiten s/w Druckgeschwindigkeit 30 Seiten / Minute >>> A4 Vollfarbe und s/w ... (mehr lesen)
3.999,00 €

Weitere Ausstattungen empfiehlt die Bundesnotarkammer dringend:

Sicherheitsmechanismen, die einen unberechtigten Zugriff auf die sensiblen Daten verhindern:

  • automatischer Dokumenteneinzug (mind. 50 Blatt)
  • Zugriff ist abgesichert durch eine PIN 
  • Möglichkeit der Abschaltung von nicht autorisierten Fernzugriffen über das Netzwerk
  • Vor manipulativen Veränderungen der Firmware geschützt
  • Das Gerät verfügt über keinen FireWire-Anschluss
  • Nicht-rekonstruierbare Löschen von Daten auf den internen
    Datenträgern nach der Datenübertragung, nach dem Abschalten und bei
    Außerbetriebnahme wird unterstützt
  • Das Gerät überträgt den Scan mit einer Transportverschlüsselung (z.B. SSL)

Unsere Geräte verfügen über weitere sicherheits- und qualitätsrelevante Eigenschaften, die von der Notarkammer empfohlen werden:

  • Verschlüsselung der internen Datenträger 
  • Doppelblatteinzugskontrolle 
  • Protokollierung von Systemfehlern, Konfigurationsänderungen und fehlgeschlagenen Authentisierungs-Vorgängen 

Unsere empfohlenen Multifunktionsgeräte mit Scanner erfüllen alle notwendigen, dringend empfohlenen sowie viele zweckmäßigen Eigenschaften für den reibungslosen Scanprozesses im Notariat.

Der Schwarzdruck der aufgeführten Multifunktionsdrucker erfüllen außerdem die Anforderungen an Dokumentenechtheit gemäß

§ 12 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare,

kurz DONot (ehem. § 29 DONot).

Um Urkunden möglichst effizient einscannen zu können, bieten unsere Multifunktionsgeräte inkl. Scanner auch folgende Merkmale:

  • Das Gerät kann das Scanergebnis auf einer externen Ablage speichern (Scan-to-File-Funktionalität).  
  • Anwender können Scanprofile anlegen (vordefinierte Scaneinstellungen).  
  • doppelseitiges (Duplex) Scannen 
  • Der Scanvorgang dauert bei einem 20-seitigen farbigen Dokument maximal 60 Sek..
  • automatische Leerseiten-Erkennung ist möglich
  • fehlerhafte Scans werden automatisch erkannt 
  • Warnmeldung, wenn ein Dokument im Gerät vergessen wurde
  • Wiederherstellen der letzten gültigen Konfiguration
  • Der Notar kann Wartungsvereinbarungen bei Beschaffung der Hardware mit uns vereinbaren. 


Kostenlose Beratung für Drucker, Kopierer und Scanner. JTB-Bürotechnik 06128 857111

Weitere Informationen zum elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer:

Weitere Fragen und Antworten zum Urkundenarchiv und zur Aufbewahrung von notariellen Urkunden erhalten Sie hier: https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/faq

 

Das Praxishandbuch zur täglichen Nutzung sowohl für Mitarbeiter und Notar "Wegweiser durch die NotaktVV" soll ein Leitfaden bei der Umsetzung der neuen Prozesse sein. Er gibt Antworten auf Ihre Fragen, und unterstützt Sie bei der Umsetzung des Workflow in die digitale Welt.